Przedłużenie umowy najmu – jak to zrobić?

Gdy dotychczasowa umowa wynajmu dobiega końca, jej obie strony mogą przemyśleć swoją sytuację i podjąć odpowiednią decyzję – albo ją przedłużyć, albo rozwiązać. Chociaż w wielu przypadkach sytuację rozwiązuje tzw. „milczące przedłużenie umowy”, niesie to za sobą szereg zagrożeń dla wynajmującego oraz najemcy, w tym:

• brak pisemnej formy, co stwarza problemy przy jakimkolwiek konflikcie,
• brak określonych warunków wynajmu na kolejny okres, np. ewentualnej podwyżki czynszu czy zmian w jego regulowaniu,
• nieporozumienia związane z planami na dalsze użytkowanie mieszkania – wynajmujący może już znaleźć nowych lokatorów, podczas gdy obecni wcale nie planują wyprowadzki.

Przedłużenie umowy najmu w odpowiedni sposób oszczędzi Ci zatem wielu problemów i przesądzi o tym, że wynajem mieszkania okaże się mniej stresujący dla obu stron porozumienia.

Sprawdź też: Jak wynająć komuś mieszkanie? Poradnik dla właściciela nieruchomości

Masz do dyspozycji kilka sposobów na przedłużenie umowy najmu na kolejny rok. Każdy z nich niesie za sobą nieco inne konsekwencje prawne, więc warto dobrze przemyśleć swój wybór – aby okazał się jak najkorzystniejszy w Twoim przypadku.

Przedłużenie umowy aneksem

Jest to jedno z najczęściej wybieranych rozwiązań, bo nie wymaga skomplikowanych działań od żadnej ze stron. Po prostu podpisuje się aneks, który wskazuje na to, że porozumienie zostaje przedłużone o kolejne 12 miesięcy. Jeśli w grę wchodzą jakieś zmiany (głównie w wysokości czynszu czy liczbie osób zamieszkujących lokal), powinny zostać wymienione w tym dokumencie, aby miały moc prawną.

Atutem tego rozwiązania jest oszczędność czasu wynikająca z tego, że nie trzeba sporządzać umowy od zera. Wystarczy krótkie podsumowanie zmian podpisane przez najemcę i wynajmującego. Dodatkowo, aneks nie wymaga ponownego zgłaszania wynajmu do Urzędu Skarbowego – z punktu widzenia tej instytucji pierwotna umowa wciąż obowiązuje, a wprowadzone w niej zmiany nie mają wpływu na powstanie nowego obowiązku podatkowego.

Podpisanie nowej umowy najmu

Jeśli liczba zmian w stosunku do poprzedniej umowy jest znaczna, możesz pomyśleć o podpisaniu nowej umowy z najemcą. Dzięki temu nie trzeba będzie zastanawiać się, czy w danej sytuacji obowiązują pierwotne przepisy, czy nowe z aneksu – unikniesz zatem różnych konfliktowych sytuacji. Zasady są bowiem jasne dla obu stron.

Podpisanie nowej umowy stwarza okazję do modyfikacji kluczowych aspektów, o ile obie strony się na to zgadzają. Może to oznaczać zmianę np.:

• wysokości czynszu,
• wysokości kaucji,
• czasu trwania umowy,
• liczby osób zamieszkujących lokal,
• dodatkowych kwestii wymagających regulacji, np. posiadanie zwierząt domowych czy podnajmowanie pomieszczeń wchodzących w skład mieszkania.

„Milczące przedłużenie umowy”

Gdy umowa wynajmu na czas określony (zwykle rok) dobiega końca, nie wygasa samoczynnie, jak można przypuszczać. Wskazuje na to Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny.

Art. 674. Jeżeli po upływie terminu oznaczonego w umowie albo w wypowiedzeniu najemca używa nadal rzeczy za zgodą wynajmującego, poczytuje się w razie wątpliwości, że najem został przedłużony na czas nieoznaczony.

Co to oznacza? Sytuacja ta to tzw. „milczące przedłużenie umowy najmu mieszkania”. Tym razem porozumienie nie obowiązuje jednak tylko przez rok, lecz aż do wypowiedzenia przez wynajmującego lub najemcę – z zachowaniem okresu wypowiedzenia wynikającego z Kodeksu Cywilnego:

Art. 688. Jeżeli czas trwania najmu lokalu nie jest oznaczony, a czynsz jest płatny miesięcznie, najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego.

Jeśli obie strony umowy (lub jedna z nich) i tak planowały pozostać przy obecnym porozumieniu, sytuacja jest dla nich korzystna. Problem pojawia się wtedy, gdy ktoś chciał je zerwać i przegapił termin. Jeśli czas trwania umowy zmieni się na nieokreślony, nie można jej wypowiedzieć z miesięcznym wypowiedzeniem, lecz z trzymiesięcznym – a to dodatkowe miesiące płacenia czynszu lub czekania na wyprowadzkę lokatorów.

Warto docenić to, że w tym przypadku nie trzeba nic robić. Brak jakiegokolwiek działania jest z automatu uznawany za przedłużenie umowy najmu mieszkania. Za minus tej sytuacji można uznać potencjalne konflikty. Przykładowo, lokatorzy już znaleźli nowe lokum, ale muszą płacić za stare jeszcze przez pewien czas ze względu na przegapienie terminu wypowiedzenia. Podobnie kłopotliwe okaże się to dla wynajmującego, który zamierzał użyć swojego mieszkania w inny sposób, ale nie może, bo wciąż znajdują się w nim starzy najemcy.

Gdy decydujesz się na przedłużenie umowy najmu na kolejny rok za pomocą aneksu, masz dużą dowolność w jego kształtowaniu. Obowiązkowy jest tylko jeden warunek: trzeba go sporządzić w formie pisemnej, aby uniknąć nieporozumień i konfliktowych sytuacji.

Z myślą o bezpieczeństwie wynajmującego i najemcy warto jednak uwzględnić w dokumencie następujące kwestie:

• dokładne dane osobowe obu stron umowy,
• określenie umowy, której dotyczy aneks (np. z dnia XX i dotyczącą wynajmu mieszkania znajdującego się pod adresem YY),
• doprecyzowanie, na ile zostaje przedłużona umowa, np. na rok lub dwa lata,
• zmiany zachodzące w stosunku do poprzedniej umowy – wymienione w jednoznaczny, czytelny sposób,
• końcowy zapis wskazujący na to, że w innych aspektach wciąż obowiązuje poprzednia umowa (np. Pozostałe postanowienia umowy pozostają bez zmian i zachowują moc prawną). 

Aneks – tak jak sama umowa – powinien zostać sporządzony w dwóch jednobrzmiących kopiach. Zazwyczaj można go przygotować na własną rękę i podpisać w dogodnym miejscu. Wyjątek stanowi przedłużenie umowy najmu okazjonalnego – wtedy wymagana jest obecność notariusza. 

Przeczytaj też: Jak ubezpieczyć mieszkanie na wynajem? Praktyczny poradnik

Sytuacja wygląda nieco inaczej, gdy interesuje Cię przedłużenie umowy najmu okazjonalnego. Przede wszystkim, w tym przypadku nie ma mowy o „milczącej zgodzie”, bo ten dokument nie odnawia się automatycznie po wygaśnięciu aktualnego terminu. W związku z czym strony muszą podjąć jakieś działania – w przeciwnym razie porozumienie przestanie obowiązywać wraz z ostatnim dniem, a lokator straci tytuł prawny do użytkowania mieszkania.

Trzeba mieć na uwadze jeszcze jedną kwestię wynikającą z tego, że to najem okazjonalny. Przedłużenie umowy musi zostać sporządzone w formie pisemnej i w obecności notariusza. Wynika to z faktu, że w tym momencie trzeba ponownie złożyć oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji (zgodnie z art. 777 Ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego). 

Jest to konieczne, bo w ciągu roku sytuacja lokatora może się zmienić. Wystarczy, że osoba, która zadeklarowała zgodę na przyjęcie najemcy w razie eksmisji, przeprowadzi się lub straci tytuł prawny do swojej nieruchomości – a to oznacza duże problemy wtedy, gdy zajdzie konieczność zerwania umowy przed upływem wyznaczonego czasu.

Najem okazjonalny podlega innym prawom niż zwykły także w obszarach związanych z rozliczeniami z Urzędem Skarbowym. Nową umowę lub aneks musisz zatem przedstawić fiskusowi w ciągu 14 dni od jej podpisania, aby uniknąć nieporozumień przy naliczaniu kwoty należnego podatku.

Nie tylko umowę najmu zawiera się zwykle na rok z opcją przedłużenia, jeśli obie strony będą zadowolone z dotychczasowej współpracy. Podobnie wygląda to w przypadku umowy ubezpieczenia, która też może kończyć się po roku.

Ubezpieczenie nieruchomości nie jest obowiązkowe, nie przedłuża się zatem automatycznie. Gdy nadejdzie ostatni dzień umowy, a Ty nie podejmiesz żadnych działań, zostanie ona rozwiązana, a mieszkanie nie będzie podlegać od tego momentu ochronie ubezpieczeniowej.

Z tego powodu należy pilnować terminów i reagować, zanim do tego dojdzie. Pomocne okaże się ustawienie przypomnienia w telefonie lub zawarcie tej umowy w dniu podpisania porozumienia z lokatorem – wtedy jednego dnia załatwisz obie sprawy i o niczym nie zapomnisz.

Dlaczego warto ubezpieczyć mieszkanie przy wynajmie?

Nie warto tego lekceważyć, bo przy wynajmie nie masz pełnego wglądu w to, co dzieje się w mieszkaniu. Musisz zatem mieć na uwadze to, że lokator może dbać o nieruchomość gorzej niż Ty. Potencjalne skutki takiego stanu rzeczy to nie tylko pogorszenie stanu technicznego i wizualnego lokalu, ale też szkody wyrządzone przypadkowo osobom trzecim, np. zalanie sąsiada mieszkającego poniżej. 

W takim przypadku wina za wystąpienie zdarzenia może spoczywać na Tobie lub najemcy, w zależności od tego, z jakiego powodu do niego doszło. Niezależnie od ustalenia sprawcy, pokrycie szkód z własnej kieszeni mogłoby okazać się kłopotliwe.

W LINK4 znajdziesz ubezpieczenie mienia od pożaru i innych zdarzeń losowych. Jeśli je masz, możesz otrzymać odszkodowanie, gdy do szkoda powstanie w okresie ochrony ubezpieczeniowej i wskutek konkretnych zdarzeń, jak np::

• pożar,
• uderzenie pioruna,
• przepięcie,
• silny wiatr,
• grad,
• zalanie (w tym przez osoby trzecie),
• deszcz,
• dym i sadza,
• uderzenie pojazdu mechanicznego,
• fala dźwiękowa,
• upadek drzew i masztów,
• wandalizm.

Niezależnie od tego, czy to najem zwykły, czy najem okazjonalny, przedłużenie umowy najlepiej sporządzić w formie pisemnej. Oszczędzi Ci to problemów w przyszłości, gdy dojdzie do konfliktu z lokatorem, a postanowienia ustne nie będą miały żadnego odzwierciedlenia w fizycznej dokumentacji. Gdy w sporze jedynym argumentem jest słowo przeciwko słowu, obowiązują tylko te dowody, które można bezsprzecznie potwierdzić – czyli np. pierwotna umowa wynajmu lub aneks do niej.

Pamiętaj o tym, że obie strony mają prawo do negocjacji warunków umowy po jej zakończeniu. Wynajmujący może domagać się podwyższenia czynszu, np. w związku ze zmianami stawek za media, podwyższeniem standardu lokalu czy wręcz bez powodu. Lokator może z kolei wnioskować o obniżenie opłat albo wprowadzenie dodatkowych ustępstw, jak np. zgoda na dodatkowego lokatora czy na posiadanie zwierzęcia domowego. Wszystko, co nie zgadza się z pierwotną umową lub ją rozszerza, powinno znaleźć się w aneksie lub nowej umowie.

Nie zapomnij też o tym, by zawrzeć nową umowę ubezpieczenia nieruchomości, gdy poprzednia już się kończy. Zanim podejmiesz konkretną decyzję, sprawdź wysokość składki w LINK4, np. korzystając z kalkulatora online. Możesz również zadzwonić na infolinię dostępną pod numerem 22 444 44 79 lub spotkać się z agentem współpracującym z LINK4.

Szczegółowe informacje o produktach, limitach i wyłączeniach, a także OWU dostępne są na stronie www.link4.pl.

Czy można przedłużyć umowę najmu ustnie, czy konieczna jest forma pisemna?

Forma ustna nigdy nie jest tak wiążąca prawnie, jak pisemna. W razie konfliktu Twoje słowo stoi w sprzeczności ze stanowiskiem najemcy, a wtedy nie sposób udowodnić, kto ma rację. Z myślą o własnym poczuciu bezpieczeństwa wszystkich zmian w stosunku do pierwotnej umowy należy dokonywać na piśmie – w dwóch kopiach dla każdej ze stron i z czytelnymi podpisami obu z nich.

Czy wynajmujący może podnieść czynsz przy przedłużeniu umowy?

Z Ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego wynika, że jest to dopuszczalne maksymalnie dwa razy w roku. Kodeks cywilny wskazuje natomiast na to, że podwyżkę czynszu trzeba ogłosić lokatorowi najpóźniej na miesiąc naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego – aby miał czas na podjęcie decyzji o tym, czy godzi się na nowe warunki, czy szuka nowego lokum.

Czym różni się przedłużenie umowy najmu aneksem od zawarcia nowej umowy?

Przy zawarciu nowej umowa ta stara traci moc prawną. Najemca i wynajmujący nie mogą się nią zatem posiłkować w razie ewentualnego sporu. Przy aneksie pierwotna umowa nadal obowiązuje. Niektóre z jej warunków zostają jednak zmienione – te, które zostają wymienione w nowym dokumencie. 

Źródła:

1. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19640160093
2. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20010710733
3. https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19640430296