Czynsz administracyjny – co to jest i kiedy się go płaci?

Czynsz administracyjny to potoczne określenie, za którym kryją się opłaty administracyjne na rzecz spółdzielni mieszkaniowej lub wspólnoty mieszkaniowej. Pieniądze pozyskane w ten sposób służą do opłacenia administracji budynku oraz kwestii związanych z utrzymaniem jej w dobrym stanie technicznym oraz czystości. Są zatem niezbędne do prawidłowego działania infrastruktury wspólnej, z której korzystają wszystkie osoby mieszkające w danej nieruchomości.

Chociaż pojęcia brzmią zbieżnie, czynszu administracyjnego nie należy utożsamiać z czynszem najmu. Pierwsza z tych opłat trafia do zarządcy nieruchomości, a druga do właściciela mieszkania, który udostępnia je najemcy na zasadach wskazanych w umowie najmu.

Należy też znać różnicę między opłatami za media a czynszem administracyjnym. Co to oznacza? W tej pierwszej kategorii znajdują się opłaty za energię elektryczną, gaz, Internet, telefon czy telewizję. Ich dokładny zakres zależy od indywidualnych preferencji i potrzeb właściciela, który samodzielnie zawiera umowy z dostawcami poszczególnych usług, bez pośrednictwa zarządcy nieruchomości. Czynsz jest od tego niezależny, bo płaci go każdy właściciel lokalu lub spółdzielczo-własnościowego prawa do lokalu, bez względu na własną wolę. W skład czynszu mogą wchodzić opłaty za pewne media (zaliczki na poczet wody i miejskiego ogrzewania), ale nie zależą one od Twojej decyzji – te media są dostarczane do wszystkich mieszkań bez wyjątku.

To, co wchodzi w skład czynszu administracyjnego, zależy od szeregu czynników, w tym od decyzji zarządcy budynku oraz od rodzaju nieruchomości i tytułów prawnych do niej. Zazwyczaj opłaty administracyjne dzielą się na dwie grupy. Poznaj je i dowiedz się, jak obliczyć czynsz.

Opłaty niezależne od zarządcy nieruchomości:

• opłata za wodę i odprowadzanie ścieków,
• opłata za wywóz śmieci,
• opłata za ogrzewanie miejskie, jeśli budynek jest do niego podłączony,
• opłata za energię elektryczną i ogrzewanie w częściach wspólnych nieruchomości,
• podatek od nieruchomości (tylko w przypadku spółdzielczo-własnościowego prawa do lokalu, bo w mieszkaniu własnościowym każdy właściciel rozlicza go samodzielnie),
• opłata za użytkowanie wieczyste gruntu, jeśli jest wymagana.

Opłaty zależne od zarządcy nieruchomości:

• opłata na fundusz remontowy,
• opłata na utrzymanie części wspólnych, np. na prace konserwacyjne czy sprzątanie klatki oraz innych pomieszczeń pozostających do użytku wszystkich mieszkańców,
• opłata stanowiąca wynagrodzenie zarządcy, czyli np. na poczet pensji pracowników spółdzielni czy wspólnoty mieszkaniowej,
• opłata za ubezpieczenie części wspólnych budynku,
• opłaty za dodatkowe usługi, jak np. ochrona czy monitoring.

Opłaty niezależne od zarządcy nieruchomości mogą być ustalane np. przez radę miasta lub gminy, dostawcę ciepła czy konkretne ustawy i akty prawne. W odniesieniu do nich nie masz nic do powiedzenia – ich wysokość nie podlega bowiem negocjacji.

W przypadku opłat zależnych od zarządcy nieruchomości to on ma ostatnie słowo w tym temacie. Warto mieć jednak świadomość tego, że decyzje te nie mogę wynikać jedynie z jego indywidualnych przekonań. Zarządca reprezentuje właścicieli mieszkań i osoby dysponujące innymi tytułami prawnymi do nich. Powinien zatem uwzględniać ich zdanie oraz reagować na pomysły, zażalenia czy wnioski osób, które mają faktycznie decydują o tym, co dzieje się w budynku.

Sama wysokość czynszu administracyjnego może natomiast zależeć od szeregu czynników, w skład których wchodzą m.in.:

• lokalizacja – opłaty za wodę, ścieki czy wywóz śmieci są naliczane lokalnie, a tym samym odmienne w różnych częściach Polski,
• zużycie mediów – jeśli mieszkańcy i właściciele mieszkań zużywają dużo prądu i ciepła w częściach wspólnych, czynsz będzie wyższy. Wdrożenie planu oszczędzania, do którego zastosują się wszyscy, może przyczynić się natomiast do obniżenia czynszu,
• stan techniczny budynku – im jest starszy i bardziej zaniedbany, tym więcej wyniosą koszty utrzymania nieruchomości w dobrym stanie technicznym. W przypadku starszych budynków możesz też spotkać się z wyższymi opłatami na poczet funduszu remontowego, jeśli tak postanowi wspólnota mieszkaniowa lub spółdzielnia,
• powierzchnia mieszkania i liczba mieszkańców – część opłat (np. zaliczki na wodę czy opłaty za wywóz śmieci) może być naliczana w oparciu o metraż danego lokalu albo liczbę osób, które go zamieszkują,
• izolacja termiczna budynku – im jest starsza, tym więcej ciepła ucieka na zewnątrz i tym wyższe okazują się koszty ogrzewania budynku wliczone w czynsz administracyjny. Czynnik ten może też przesądzić o wyższym funduszu remontowym, jeśli zarządca planuje wykorzystać te środki na poczet ocieplenia nieruchomości i odnowienia jej elewacji,
• sezon – zarządca może ustalić stałe opłaty administracyjne przez cały rok albo podwyższyć je w okresie jesienno-zimowym, gdy trwa sezon grzewczy i pojawiają się koszty utrzymania związane z dystrybucją ciepła,
• wybór zarządcy – jak każda inna firma, zarządca zewnętrzny może ustalać dowolne stawki. Jeśli jego usługi okazują się zbyt drogie, członkom wspólnoty mieszkaniowej czy spółdzielni przysługuje prawo do rozwiązania umowy i znalezienia innego usługobiorcy.

W przypadku wynajmu mieszkania termin płatności nie budzi wątpliwości, bo wskazuje go umowa najmu. Przy czynszu administracyjnym nie jest to tak oczywiste, bo wszystko zależy od regulaminu przyjętego przez wspólnotę mieszkaniową lub spółdzielnię. Pewne jest tylko to, że płaci się go w trybie miesięcznym. W zależności od indywidualnych ustaleń może to być np. 10. lub 20. dzień każdego miesiąca. Jeśli nie zostało to doprecyzowane przez zarządcę, przyjmuje się najczęściej ten pierwszy termin.

Sposób płatności czynszu za mieszkanie ustala wspólnota lub spółdzielnia mieszkaniowa. Obecnie w zdecydowanej większości wymagane jest zachowanie formy przelewu bankowego na wskazany rachunek.

Warto mieć na uwadze to, że niepłacenie czynszu administracyjnego wiąże się z poważnymi konsekwencjami niezależnie od tego, czy chodzi o mieszkanie własnościowe, czy należące do spółdzielni i użytkowane na podstawie spółdzielczo-własnościowego prawa do lokalu.

W obu przypadkach zarządca ma prawo do windykacji należności – za pomocą własnych zasobów lub zlecając to zadanie zewnętrznej firmie windykacyjnej. Działania z tego zakresu mogą obejmować wysyłanie monitów, telefony przypominające o konieczności uregulowania zaległości, naliczenie odsetek za zwłokę czy wreszcie – dokonanie wpisu do rejestru dłużników.

Jeśli na tym etapie dług nie zostanie spłacony, sprawa najpewniej trafi do sądu. Po przeanalizowaniu sytuacji sąd może wydać nakaz zapłaty umożliwiający rozpoczęcie egzekucji komorniczej. Na tym etapie do gry wkracza komornik, który może doprowadzić do eksmisji lokatora zalegającego z opłatami eksploatacyjnymi w mieszkaniu spółdzielczym lub do przymusowej sprzedaży nieruchomości w przypadku mieszkania własnościowego.

Czynsz administracyjny za mieszkanie może budzić pewne wątpliwości wtedy, gdy jest ono wynajmowane. Najemca jest zobowiązany nie tylko do płacenia czynszu najmu, ale też do ponoszenia kosztów eksploatacyjnych, do których zalicza się m.in. czynsz dla zarządcy budynku. To od Ciebie, jako właściciela nieruchomości, zależy jednak to, jaką metodę realizacji tego obowiązku ustalisz w umowie najmu. Masz do wyboru 3 opcje:

1. Najemca sam opłaca czynsz administracyjny i rachunki za media – wtedy nie musisz się tym kłopotać, ale z drugiej strony nie masz pełnej kontroli nad tym procesem, a o ewentualnych zaległościach dowiesz się po upłynięciu pewnego czasu.
2. Czynsz administracyjny i opłaty za media są wliczone w czynsz najmu – masz pełną kontrolę nad tym procesem, ale możesz spotkać się z koniecznością dopłacenia z własnej kieszeni, jeśli rzeczywiste zużycie okaże się wyższe od planowanego i wliczonego w stały czynsz najmu.
3. Czynsz administracyjny i zaliczki na media są wliczone w czynsz najmu – oznacza to konieczność regularnego rozliczania się z najemcą w oparciu o rzeczywiste zużycie. W zależności od tego, jaką kwotę wliczysz w czynsz najmu, najemca może otrzymać od Ciebie zwrot nadpłaty albo Ty otrzymasz do niego środki na poczet niedopłaty. Wybór tej opcji wiąże się z obowiązkiem utrzymywania stałego kontaktu z lokatorem po podpisaniu umowy najmu, co nie dla wszystkich jest komfortowe.

Regularne płacenie czynszu administracyjnego to tylko jeden z obowiązków ciążących na właścicielu mieszkania. Powinien on również zadbać o bezpieczeństwo swojego lokum pod różnymi względami. Choć wielu zagrożeniom nie jesteś w stanie zapobiec, możesz zapewnić sobie ochronę od ich finansowych skutków, wykupując ubezpieczenie.

Rozważ przede wszystkim ubezpieczenie mienia od pożaru i innych zdarzeń losowych lub ubezpieczenie mienia od wszelkiego ryzyka. W obydwu przypadkach zyskujesz ochronę od finansowych skutków szkód wynikających z niespodziewanych sytuacji. Pierwsza z tych opcji zadziała wtedy, gdy szkoda powstaje wskutek konkretnych zdarzeń losowych wymienionych w umowie. Druga przyda się natomiast w przypadku wszystkich możliwych zdarzeń losowych poza tymi, które zostały wyłączone z zakresu ochrony ubezpieczeniowej.

Utrzymanie budynku wiąże się z wysokimi kosztami, których właściciele poszczególnych mieszkań często nie są świadomi. Aby nieruchomość była utrzymana w czystości i dobrym stanie technicznym, konieczne jest ustalenie odpowiedniej wysokości czynszu administracyjnego, który jest przeznaczany m.in. na te cele. Służy również do opłacenia kosztów administracyjnych (zatrudnienia pracowników przez zarządcę) i zewnętrznych (np. zaliczki na poczet wody, opłaty za wywóz odpadów komunalnych czy podatki).

Czynsz administracyjny jest należny niezależnie od tytułu prawnego do lokalu. Pobiera się go zarówno w przypadku mieszkań własnościowych, jak i tych udostępnionych na podstawie spółdzielczo-własnościowego prawa do lokalu. Wysokość opłat, a także sposób i termin płatności, ustala zarządca.

Pamiętaj, że na właścicielu nieruchomości spoczywają różne obowiązki, w tym poniesienie kosztów w wyniku szkód na mieszkaniu. Chyba że zabezpieczysz się, wykupując ubezpieczenie. W LINK4 zrobisz na 3 sposoby: online, telefonicznie (pod numerem 22 44 44 79) lub stacjonarnie, odwiedzając agenta współpracującego z LINK4.

Szczegółowe informacje o produktach, limitach i wyłączeniach, a także OWU dostępne są na stronie www.link4.pl.

Czy czynsz administracyjny obejmuje opłaty za media?

W skład czynszu za mieszkanie mogą wchodzić pewne opłaty za media – zazwyczaj za wodę i ogrzewanie miejskie. Pozostałe media (energia elektryczna, gaz czy Internet) wiążą się z opłatami niezależnymi od wysokości czynszu administracyjnego.

Czy wysokość czynszu za mieszkanie może się zmieniać?

Tak. Część opłat eksploatacyjnych, które wchodzą w jego skład, może drożeć lub tanieć na przestrzeni lat. Dotyczy to w szczególności opłat za zużycie wody i wywóz śmieci, jak również opłat za usługi świadczone przez zewnętrzne podmioty, jak sprzątanie części wspólnych i terenu wokół budynku. Wspólnota lub spółdzielnia mieszkaniowa ma też prawo podwyższyć inne składowe części opłat eksploatacyjnych, np. funduszu remontowego.

Co zrobić, jeśli nie zgadzam się z wysokością czynszu?

Możesz wejść na drogę sądową, jeśli uważasz, że wysokość czynszu za mieszkanie jest zbyt wysoka. Pamiętaj jednak, że wiąże się to z kosztami i nie masz stuprocentowej pewności, że sąd przychyli się do Twojej argumentacji. Wiele kwestii związanych z elementami składowymi czynszu administracyjnego (np. z funduszem remontowym czy z kosztami utrzymania nieruchomości w czystości) można również negocjować podczas spotkań wspólnoty mieszkaniowej czy lokatorów w danej spółdzielni.

Jakie są konsekwencje niepłacenia czynszu do spółdzielni mieszkaniowej czy wspólnoty?

Podobnie jak w przypadku opłat za media, niepłacenie czynszu za mieszkanie wiąże się z ryzykiem rozpoczęcia postępowania windykacyjnego i wpisania na listę dłużników, co wpłynie negatywnie na ocenę zdolności kredytowej. Jeśli te kroki nie przyniosą oczekiwanego skutku, zarządca nieruchomości może pójść o krok dalej i doprowadzić do egzekucji mieszkania – własnościowego lub np. spółdzielczo-własnościowego prawa do lokalu.

Czy czynsz za mieszkanie jest taki sam w każdym mieście?

Nie. Na wysokość czynszu administracyjnego wpływa wiele czynników, a lokalizacja nieruchomości jest jednym z nich. Choć nie ma tu żadnych odgórnych zasad, w większych miastach koszty związanie z utrzymaniem nieruchomości mogą okazać się wyższe, co wpłynie również na podwyższenie czynszu za mieszkanie.